BUDAYA KERJA JEPANG 5R/5S

Kaizen

• Perbaikan Lingkungan Kerja dan Produktivitas Karyawan
• Kaizen berasal dari bahasa Jepang "kai" yang artinya "perubahan" atau "perbaikan" dan "zen" yang artinya : "baik".
• Kaizen merupakan sistem pengambangan produktivitas, kualitas, teknologi, proses produksi, budaya kerja, keamanan kerja, dan kepemimpinan yang dilakukan terus menerus.
• Salah satu metode perubahan dan perbaikan yang dilakukan banyak perusahaan adalah menerapkan 5S / 5R.
• 5S / 5R adalah cara untuk meningkatkan produktivitas dengan melakukan kegiatan menata tempat kerja. Karena lingkungan kerja yang nyaman, dan teratur, dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas yang tinggi di perusahaan.

 
5R Etos kerja Orang Jepang

•  Jepang selama ini kita kenal sebagai salah satu negara didunia yang memiliki etos kerja yang hebat.
• 5S berasal dari 5 kata dalam bahasa Jepang, yaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke.
• 5S itu diterjemahkan sebagai 5R, Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. Banyak perusahaan sudah mengadopsi budaya kerja 5R ini

Mengapa perlu 5R? 

• Untuk menghilangkan “waste” dari proses "tidak terkendali".
• Untuk mengontrol penempatan dan letak persediaan peralatan & bahan.
• Menerapkan sistem kontrol untuk lebih baik.
• Perbaikan standarisasi kerja.

 The Nine types of wastes

• Over produksi
• Penundaan (waktu tunggu)
• Transportasi
• Proses
• Persediaan (inventori)
• Gerakan
• Cacat produk
• Sumber daya yang belum dimanfaatkan
• Sumber daya yang salah penggunaannya

OVER PRODUCTION

• Mem-foto kopi berlebihan
• Form-form kerja yang berlebihan
• Pengiriman dengan menggunakan 1 m3, yang seharusnya adalah 8 m3/truk
• Memproduksi dengan jumlah diatas toleransi
• Memproduksi lebih cepat dari waktu yang ditentukan (koq bisa? Seharusnya perencanaan menggunakan waktu yang benar, sehingga seluruh proses dan keluaran produknya dapat direncanakan dengan benar)
• Pembelian barang melebihi standar pengadaan

 
 
 Seiri : Ringkas

• Prinsip kerja ini merupakan prinsip kerja pemilahan barang. Sering kali kita jumpai suatu lingkungan kerja dengan kondisi barang yang tidak tertata rapi dan terkesan semrawut.
• Dalam fase pertama ini, kita harus memilah antara barang yang masih digunakan, dan yang tidak. Antara barang yang reject dan yang siap pakai. Barang-barang tersebut harus dipilah sesuai dengan tempatnya masing-masing agar suasana kerja menjadi lebih ringkas.
• Beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam me-Ringkas adalah sebagai berikut:
• Frekuensi penggunaan barang (jarang, sering, selalu)
• Fungsi kerja barang (rusak, perlu perbaikan, bagus) 
• Denganmelakukanfase yang pertamaini, kitaakanmendapatkankeuntunganantara lain:

1. Area kerja menjadi lebih luas, dan banyak space yang bisa dimanfaatkan. Apabila kita menggunakan space sewa, kita dapat mengurangi biaya sewa tersebut
2. Mencegah dis-fungsional dari barang yang ada. Yang seharusnya sudah rusak, dapat diketahui, dan tidak akan digunakan atau dikirim
3. Mengurangi jumlah penggunaan media penyimpanan dan material handling tools. Misalnya barang yang tadinya letaknya berjauhan, karena sudah diringkas menjadi lebih dekat dan mengurangi jarak tempuh. Hal ini akan menghemat biaya transport. Demikian juga dengan penggunakan media storage seperti pallet. Pallet akan lebih efisien digunakan setelah prinsip kerja Ringkas dilakukan.
   

Seiton : Rapi
 

• Rapi merupakan fase kedua dalam prinsip kerja 5R. Fase ini merupakan kelanjutan dari fase yang pertama. Setelah barang-barang diringkas, selanjutnya barang tersebut dirapikan sesuai dengan tempat penyimpanan dan juga standar penyimpanannya.
• Proses me-Rapi-kan ini dapat dikerjakan sesuai dengan metode penyimpanan yang dilakukan. Misal barang disimpan berdasarkan jenis materialnya, maka barang-barang tersebut juga harus dirapikan sesuai dengan jenis materialnya.
• Yang akan diperoleh jika prinsip yang kedua ini berjalan adalah:

1. Mempermudah pencarian barang karena barang-barang sudah terletak pada tempatnya
2. Mempermudah stock counting karena barang-barang sudah dirapikan sesuai dengan standar penyimpanan
3. Kondisi kerja akan terlihat jauh lebih rapi dan sedap dipandang mata

 RAPI: Hal-hal yang perlu dikerjakan

•  Hilangkan barang-barang yang dihampar dilantai, dikolong dan sudut2 ruangan
• Tata hingga barang mudah ditemukan, digunakan dan diambil
• Buat mudah dilihat dimana barang tersebut berada 
• Buat mudah untuk mengetahui barang tersebut tidak ditempatnya

 Seiso : Resik 

• Resik adalah R yang ketiga yang juga kelanjutan dari 2R sebelumnya. Sesuai dengan namanya, Resik berarti membersihkan. Baik barang maupun lingkungan. Contoh keadaan yang disebut sebagai Resik antara lain:

1. Tidak ada jaring laba-laba di ruangan kerja
2. Tidak ada coretan tidak perlu di pintu, hand pallet, atau rack
3. Forklift tidak berada dalam kondisi kotor, terutama akibat oli mesin atau debu

• Dengan melakukan R yang ketiga ini, akan diperoleh beberapa keuntungan seperti:

1. Lingkungan kerja jauh lebih bersih
2. Meningkatkan mood untuk bekerja karena lingkungan lebih bersih
3. Kualitas barang akan lebih bagus karena tidak kotor, terutama untuk barang yang sensitif terhadap kotoran seperti gear, seal, dan bracket
4. Meningkatkan image perusahaan di mata orang lain

  Seiketsu : Rawat

•  Rawat adalah prinsip ke-4 dalam 5R. Rawat dimaksudkan agar masing-masing individu dapat menerapkan secara kontinyu ketiga prinsip sebelumnya.

• Dalam fase ini dilakukan pengawasan terhadap pelaksanaan 3R sebelumnya. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah membuat checklist terhadap pekerjaan yang harus dilakukan, terkait dengan 3R sebelumnya.
• Pelaksanaan fase Rawat ini akan membuat lingkungan selalu terjaga dalam kondisi 3R secara terus menerus.
• Pemeliharaan barang – barang atau tempat kerja agar teratur, rapi dan bersih, termasuk pada aspek personal dan kaitannya dengan polusi / limbah pabrik.

Shitsuke : Rajin

•  Prinsip yang terakhir adalah Rajin. Fase ini lebih mengarah kepada membangun kesadaran masing-masing individu untuk secara konsisten menjalankan 4R sebelumnya. Diharapkan secara disiplin, masing-masing individu dapat menjalankan prinsip kerja tersebut meski tidak diawasi oleh atasannya.

• Beberapa hal yang menunjukkan bahwa seseorang sudah berada di level teratas dalam 5R ini adalah:

1. Membuang sampah pada tempatnya
2. Tidak meludah disembarang tempat
3. Memungut sampah yang berceceran
4. Melaksanakan piket kebersihan tanpa dikomando
5. Merapikan barang tanpa harus ada perintah dari atasan

 

5R akan memberikan dampak besar pada perusahaan seperti:

1. Peningkatan image perusahaan
2. Peningkatan sense of belonging karyawan
3. Efisiensi
4. Mengurangi waste
5. Tempat kerja menjadi lebih luas
6. Peralatan multi fungsi, satu untuk semua
7. Penentuan lokasi dari barang-barang yang dibutuhkan
8. Tempat kerja lebih bersih dan lingkungan kerja lebih cerah
9. Pemantapan karyawan melalui tanggung jawab/rasa memiliki
10. Keterbukaan komunikasi.

Bagaimanakah agar 5R dapat berjalan? 
 

• Pertanyaan mendasar yang selalu diajukan adalah seperti itu. Secara teori sangat mudah menjalankan 5R, namun 5R ini adalah masalah budaya. Mengubah budaya kerja tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Butuh komitmen, ketelatenan, dan semangat.

1. Segalanya harus dimulai dari atas. Untuk mendukung pelaksanaan 5R, pihak owner dan top management harus giat untuk menggalakkan budaya ini. Tanpa dukungan dari yang diatas, hal ini akan sulit dilakukan
2. Melakukan kampanye 5R dengan memasang slogan dan poster terkait 5R
3. Breakdown tiap bagian / tim dalam perusahaan untuk membuat pola kerja terkait 5R
4. Memantau pelaksanaan program kerja masing-masing bagian yang telah dibuat
5. Jika perlu, adakan kompetisi 5R antar bagian dalam perusahaan dengan sedikit rangsangan berupa bonus atau hadiah